Votre brief à l’agence spécialiste de votre destination

Pour l’organisation et l’encadrement de vote prochain événement d’entreprise en Provence ou sur la Côte d’Azur, vous souhaitez faire appel à une agence événementielle experte pour ce type d’événement. Afin que l’agence comprenne et intègre pleinement dans ses propositions vos objectifs, vos souhaits et vos contraintes, il est essentiel que vous lui communiquiez de manière précise, sous la forme d’un « brief » ou cahier des charges, l’ensemble des éléments qui lui permettront de trouver et de vous proposer les solutions les plus adaptées, tant pour la destination choisie que pour l’hébergement, les lieux de réunion et de réception, le programme détaillé de l’événement ou les activités de cohésion d’équipe à mettre en place.

La forme du brief

Dans la majorité des cas, le brief est envoyé à l’agence sous la forme d’un email détaillé, accompagné des éventuelles pièces jointes que le client souhaitera communiquer à l’agence pour lui donner une meilleure vision de ses objectifs et de ses souhaits. Dans un second temps, une conversation téléphonique entre le client et l’agence pourra être utile pour approfondir certains éléments du brief, valider ou écarter d’un commun accord certaines options envisagées, et répondre aux questions respectives de l’agence et du client. Lorsque l’agence événementielle disposera de toutes les informations nécessaires, son travail de recherche et de formulation d’une ou de plusieurs propositions n’en sera que plus ciblé et donc plus pertinent.

Le contenu du brief

Idéalement, le brief communiqué à l’agence événementielle contiendra des informations aussi précises que possible sur l’ensemble des points suivants :

1. Le profil d’événement
S’agit-il d’un comité stratégique pour les dirigeants de l’entreprise, d’un séminaire de travail pour l’ensemble ou pour une partie de ses collaborateurs, d’un séminaire de cohésion d’équipe suite à la fusion de plusieurs entités, d’un séjour de récompense pour célébrer l’atteinte des objectifs annuels du groupe, d’un événement de lancement de produit auprès d’un public externe à l’entreprise (clients ou journalistes) ?

2. Les objectifs de l’événement
Quelles sont les raisons majeures pour lesquelles cet événement a été programmé, quels en sont les principaux objectifs et résultats attendus ?

3. Le nombre et le(s) profil(s) des participants
Combien de personnes participeront-elles à cet événement ? Quels sont les fonctions des participants dans l’entreprise, leurs centres d’intérêt, leurs niveaux de forme physique pour d’éventuelles activités sportives de cohésion d’équipe, s’agit-il en majorité d’hommes ou de femmes, dans quelles tranches d’âge se situent-ils … ?

4. Le programme prévisionnel
Comment envisagez-vous le programme de cet événement dans les grandes lignes, quels en sont les moments-clés : réunions de travail en plénière et en sous-commissions, activités de cohésion ou de motivation d’équipe, temps libres laissé aux participants pour des échanges plus informels, déjeuners et dîners à l’hôtel ou à l’extérieur de l’hôtel, soirée de gala … ?

5. Les dates envisagées
Une date fixe a-t-elle déjà été programmée pour l’événement, ou bien avez-vous une certaine flexibilité sur les dates (ce qui dans certains cas permettra d’offrir plus d’options pour le choix de l’hôtel, des espaces de réunion et de réception, en fonction des disponibilités des prestataires) ?

6. Les destinations envisagées
Pour un événement dans le sud de la France, privilégiez-vous le cadre grandiose et prestigieux de la Côte d’Azur, ou les destinations authentiques et pittoresques de Provence ? Souhaitez-vous organiser l’hébergement et les réunions au cœur de l’une des grandes métropoles de la région, proche d’un aéroport ou d’une gare TGV – Nice, Cannes, Marseille ou Avignon par exemple – ou préférez-vous un site « au vert », dans une station alpine, en Camargue ou dans l’arrière-pays varois ?

7. L’hébergement
Quel niveau de standard hôtelier (3, 4 ou 5 étoiles) souhaitez-vous ? Les participants seront-ils hébergés dans des chambres individuelles, ou twin (deux lits individuels par chambre), ou double (un grand lit pour couple par chambre) ?

8. L’« esprit » à privilégier pour l’ensemble des prestations
En lien avec les objectifs et les messages essentiels à communiquer aux participants lors de l’événement, quelles images et valeurs souhaitez-vous mettre en avant à travers les prestations et le programme proposé : le prestige et l’exceptionnel, le charme et l’authenticité, l’évasion, l’insolite, l’éthique … ?

9. Vos expériences précédentes
Quels ont été les points forts et les points faibles des événements passés ? Dans quel cadre les événements précédents se sont-ils déroulés, quelles ont été les commentaires des participants ? A quelles activités de cohésion d’équipe les participants ont-ils déjà eu l’occasion de participer, et ne doivent donc à priori pas être envisagées pour l’événement à venir ?

10. Votre enveloppe budgétaire pour l’événement
Quelles sont vos contraintes budgétaires pour l’ensemble de l’événement, ou dans quelles fourchettes se situaient les budgets pour les événements passés comparables à celui envisagé ? C’est sur ces bases que l’agence devra cibler ses recherches de prestataires répondant à la fois à vos objectifs et à vos contraintes budgétaires.

Vous souhaitez recevoir une proposition de notre agence pour l’organisation de votre prochain événement d’entreprise sur le Côte d’Azur ou en Provence ? Communiquez-nous un brief aussi détaillé que possible, nous construirons un projet en parfaite cohérence avec vos objectifs, vos souhaits et vos contraintes !